مهام مجلس الإدارة
تحديد رؤية ورسالة الجالية وأهدافها
العمل على صياغة رؤية ورسالة وأهداف للجالية تتواءم مع احتياجات أعضائها وطموحاتهم
رسالة ورؤية وأهداف واضحة يدرك كل من له صلة مباشرة أو غير مباشرة بالجالية المصرية بتركيا الأسباب التي تبرر وجودها.
وعلى وجه التحديد ما الذي تسعى إليه؟
كما يقع على مجلس الإدارة مسئولية القيام بمراجعة دورية لهذه الرسالة من حيث ملاءمتها ودقتها ومصداقيتها.
التخطيط الاستراتيجي
يقوم مجلس الإدارة بدور أساسي في بناء الخطة الاستراتيجية للجالية، كما يسعى أعضاء المجلس إلى استقطاب وإشراك أصحاب الخبرة والكفاءة في الجالية المصرية من تخصصات مختلفة، وذلك للمشاركة في أعمال التخطيط الاستراتيجي بما يحقق بناء الرؤية المناسبة وتحديد الأهداف الاستراتيجية.
وضع السياسات وأدوات التوجية والرقابة (الحوكمة)
يقوم مجلس إدارة الجالية بتطوير سياسات المنظمة وأدوات الإشراف والمتابعة، ويستعين بالمتخصصين من خارج المنظمة وكذلك بالتنفيذيين من داخلها.
ومن المهم على المجلس التأكد من أن جميع السياسات الحاكمة داخل الجالية لا تتعارض مع التشريعات القانونية المحلية؛ مما يضمن عدم تعرض المنظمة لأي مسائلات قانونية محتملة.
ومن بين أهم السياسات التي يجب على المجلس الالتزام بها هي نظام اجتماعات المجلس ومواعيده ونظام التصويت الداخلي للمجلس وآليات متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
تعيين الهيكل الإداري واختيار المكتب التنفيذي
فالهيكل الإداري هو ماكينة الجالية وواجهتها التي تتعامل مع أعضائها، كما يعتبر المدير التنفيذي ورؤوساء اللجان المختلفة داخل الجالية هم المسئولون بشكل أساسي عن تطبيق الخطط الاستراتيجية ورسم الخطط التنفيذية والتشغيلية، ويقع على عاتقهم أدوار توجيه وتحسين الأداء للجالية المصرية ككل بشكل يومي، ويقومون بالتواصل مع الجمهور المستهدف، بالإضافة إلى تقديم تقارير الأداء الدورية.
مراجعة واعتماد ومتابعة الخطط التشغيلية
يساهم أعضاء مجلس الإدارة في مراجعة واعتماد الخطط التنفيذية والتأكد من مواءمتها للأهداف الاستراتيجية الموضوعة على مختلف مستويات الهيكل التنظيمي المعتمد.
يقوم مجلس الإدارة بأدوار الدعم والمساندة الفنية والمعنوية للمدير التنفيذي، ويعتبر هذا الدور مسئولية كل عضو في مجلس الإدارة، فليس من المناسب أن تُرمى جميع المهام التنفيذية على المدير التنفيذي في المنظمة، ثم نأتي لنحاسبه في اللقاءات الدورية فقط.
اعتماد ومراقبة الموازنات المالية
يقوم مجلس الإدارة بتحديد واعتماد البنود الرئيسية للمصروفات في الموازنة السنوية، والتي تشمل نفقات البرامج والمشاريع المقدمة والتكاليف الإدارية بالإضافة إلى مصروفات الإعلان والتسويق والعلاقات العامة والأنشطة المختلفة، مع تطبيق كافة أدوات الحوكمة والشفافية أمام أعضاء الجمعية العمومية للجالية
توفير الموارد اللازمة وحسن إدارتها
توفير الأموال هو العامل الأساسي لاستدامة المنظمات غير الربحية، ويقع على عاتق أعضاء مجلس إدارة الجالية الدور الأكبر في السعي لتوفير الموارد المالية سواءً أكانت تبرعات أو هبات أو أوقاف أو منح مالية من أفراد أو مؤسسات حكومية وخاصة.
ويعمل أعضاء المجلس على تفعيل علاقاتهم بإقامة الروابط مع الجهات المانحة، ويقومون بتمثيل المنظمة بشكل فاعل
كما يمكنهم أيضا اصدار القرارات المنظمة لتطوير موارد الجالية وتفعيل إدارة الاستثمار بشكل يضمن موارد دورية للجالية تتمكن منه من الصرف علي مشاريع الجالية.
تعزيز الصورة العامة للمنظمة
يعمل مجلس الإدارة على تحسين الصورة الذهنية عن المنظمة لدى جميع الأطراف ذات العلاقة مع المنظمة، مثل وسائل الإعلام والجهات الحكومية المختلفة والمؤسسات المانحة الحالية والمحتملة وعموم المجتمع.
ومن الضروري أيضاً أن يشارك أعضاء مجلس الإدارة في إعداد ومراجعة التقرير السنوي المنشور عن أنشطة وإنجازات المنظمة، والذي يشمل مشاريع المنظمة وموازناتها المالية والتشغيلية ومصادر أموالها وأبرز الجهات المانحة.
كما يعمل على متابعة التغذية الراجعة وردود الأفعال من المجتمع تجاه برامج ومشروعات المنظمة.
